Wybór dostawcy szkoleń językowych dla firm to, jak się za chwilę okaże, nie jest prosta sprawa.
W mnogości ofert ciężko jest się poruszać. Tym bardziej, że są one do siebie zbliżone i właściwie na pierwszy rzut oka różnią się jedynie ceną i miejscem rozmieszczenia flag w szacie graficznej (sic).
Jednak czy tylko? Czy poza ceną warto bardziej wnikliwie zapoznać się z tym co proponuje szkoła? Uważam, że jak najbardziej tak! Może się bowiem okazać, że oferta, która na pierwszy rzut oka jest atrakcyjna cenowo, w praktyce osobie zajmującej się szkoleniami, uczestnikom zajęć, a w przełożeniu firmie, przysporzy więcej kłopotów niż pożytku. Jak powszechnie wiadomo, za atrakcyjną ceną, może często czaić się bardzo kiepska obsługa, a co za tym idzie marna współpraca.
Na co więc warto zwrócić uwagę? Jak uniknąć nerwów i nie tracić niepotrzebnie czasu przy wyborze dostawcy szkoleń językowych dla firmy? Oto lista kilku wytycznych, którymi warto się kierować.
Cena czyni cuda! Naprawdę?
Na początek przyjrzyjmy się cenom. Z punktu widzenia firmy bardzo istotnym jest, aby cena za zajęcia nie była wygórowana (Excel był ukontentowany), a budżet się spinał. No więc, na początek, istotnym jest, aby cena za lekcję dotyczyła czasu pracy lektora, a nie pojedynczego uczestnika zajęć. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta. Ruchy kadrowe w firmie to codzienność, więc liczebność grup może się zmieniać praktycznie z tygodnia na tydzień. Jedni ludzie odchodzą z firmy, inni przychodzą. Zmieniają się zatem składy osobowe grup, a w związku z tym, w przypadku płatności za osobę, ceny. Dlatego płacąc za czas pracy lektora, a nie za poszczególnych uczestników zajęć per capita, unikamy tego typu niebezpieczeństwa. Jeśli szkoła prosi o zapłacenie za pojedynczego uczestnika, może to okazać się na dłuższą metę wysoce nieopłacalne.
Poza tym ceny zbyt niskie są mocno podejrzane już na starcie. Excel tu się może obrazić i zapyta, dlaczego? Spieszę z odpowiedzią. Za niską ceną, oczywiście niską na pierwszy rzut oka, mogą kryć się dodatkowe ukryte koszty, które pojawią się w momencie, gdy oferta zostanie już wybrana. Wśród wcześniej nieuwzględnionych opłat, może pojawić się, na przykład: dodatkowa kwota za dojazd lektora lub za materiały, za zajęcia w godzinach porannych, za zajęcia raz w tygodniu albo za brak możliwości ułożenia zajęć w blokach etc. Poza tym, warto pamiętać, że niska cena, to jeszcze niższe wynagrodzenie lektora. Rodzi się pytanie, czy lektor nisko opłacany będzie zaangażowany w swoją pracę, tak jak byśmy tego oczekiwali? Zastanówcie się nad tym.
Dream team
Wiadomo, że na pierwszej linii kontaktu z klientem, czytaj uczestnikiem zajęć, stoi lektor. Stanowi on wizytówkę szkoły i jest jej frontmanem. To jest tak samo jak w zespole rockowym. Kiedy wokalista jest świetny, a zespół akompaniujący gra bezbłędnie, to bilety na koncerty rozchodzą się błyskawicznie, publika jest zadowolona, a każdy klub chce, żeby ten zespół u nich zagrał. Tak samo jest w przypadku szkół językowych. Jeśli lektor jest znakomity, a obsługa klienta niezawodna, to warto wydać na taki team każde pieniądze. Wiem, wiem Excel. W takim razie, może nie każde, ale warto jest dołożyć trochę więcej. No dobrze, więc na co powinno się zwrócić uwagę, pytając szkołę o kadrę lektorską? Przede wszystkim na to, czy lektorzy mają odpowiednie wykształcenie, przygotowanie kierunkowe oraz co ważniejsze, czy mają doświadczenie w nauczaniu dorosłych, a w szczególności w prowadzeniu zajęć w firmach. Jeśli takie mają, to ilu letnie? Lektor, który naucza tylko dzieci i młodzież lub pracuje jedynie w szkole państwowej, a przy tym nigdy nie nauczał języka biznesowego, że o specjalistycznym nawet nie wspomnę, może nie poradzić sobie w prowadzeniu zajęć dla firm, gdyż specyfika pracy z klientem biznesowym jest diametralnie inna.
Czas to pieniądz
Wiadomo, że kadra pracownicza może rozpoczynać i kończyć pracę o różnych porach. Chociażby z powyższego powodu trudno jest, szczególnie przy zajęciach grupowych, wybrać jeden dogodny termin lekcji pasujący wszystkim jej uczestnikom. Jeśli więc już jakimś cudem Wam się to uda, to miejcie pewność, że szkoła się do Waszego harmonogramu dostosuje. Dlatego warto jest sprawdzić, czy szkoła językowa jest w stanie dostarczać lektorów na zaproponowane godziny.
Wciąż zbyt często zdarza się tak, że to dostawca szkoleń językowych proponuje terminy, na które klient musi przystać lub zrezygnować z zajęć. Zdarza się też, że szkoła oferuje cześć lekcji w swojej siedzibie. Co za tym idzie, pracownicy tracą czas na dojazd na zajęcia.
W sytuacji, kiedy firma decyduje się na zajęcia z lektorem freelancerem, to trzeba mieć na uwadze, że ma on/ona ograniczony grafik, ale zapewne jest trochę tańszy od szkoły (w tym miejscu Excel się szyderczo cieszy). Tylko co zrobicie w sytuacji, kiedy taki lektor już wyczerpie wolne godziny, a chętnych jeszcze w firmie sporo albo co się stanie, kiedy zachoruje lub postanowi rzucić to wszystko i wyjechać w Bieszczady? Kto wtedy poprowadzi zajęcia? Nowy lektor? Kolejny? Kolejna rekrutacja? Kolejne faktury? Od dwóch, trzech, a może czterech freelancerów? A może postanowicie uczyć się kolejnych języków? Kto nad tym będzie czuwał? Warto mieć to na uwadze i pomyśleć o nakładzie Waszej pracy i ograniczeniach czasowych we współpracy z freelancerami.
Ufajmy sobie jak bracia, ale…
Jeśli już siedzicie przy stole negocjacyjnym ze szkołą językową, prezentującą Wam profile pracujących dla niej najlepszych na rynku lektorów z najlepszymi kwalifikacjami lub być może jesteście już po lekcji pokazowej, która była tak fantastyczna i zaskakująca, że porwała wszystkich jej uczestników, to pamiętajcie o jednej rzeczy… Nie wszystko złoto, co się świeci. Niestety. Po pierwsze, znakomici lektorzy zaprezentowani przez szkołę mogą istnieć wyłącznie na papierze. Po drugie z reguły lekcje pokazowe są robione pod tak zwaną „publiczkę”, a przejście w tryb systematycznych zajęć pokazuje, że fajerwerki z lekcji pokazowej mogą okazać się niewypałem. Co zrobić w tej sytuacji? Dopytajcie szkołę, jakimi metodami motywują lektorów do pracy. Jak dbają o to, aby jakość zajęć była wysoka? W jaki sposób, na bieżąco, a nie okresowo monitorują wysoki poziom zadowolenia uczestników zajęć z pracy lektora? Upewnijcie się, że szkoła nad tym czuwa, aby uniknąć sytuacji, że lekcje odbywają się bez nadzoru i nikt tak naprawdę nie wie, co dzieje się na zajęciach, a szkoła nie zada sobie pytania, czy praca lektora spełnia oczekiwania kursantów.
Język obcy – cztery razy szybciej
Wiele w ostatnich latach mówi się o „cudownych” metodach nauki, które powodują, że ludzie uczą się języka, w myśl tego, co mówią reklamy w stylu: „angielski cztery razy szybciej”. Moje pierwsze pytanie brzmi: cztery razy szybciej od czego? Warto zastanowić się przy wyborze szkoły, która naucza wyłącznie jedną metodą. Czy to jest tak do końca słuszna opcja? Dlaczego? Odpowiedź jest prosta. Jedna metoda może najzwyczajniej nie być odpowiednia dla szerszego grona uczestników, więc lepszą opcja jest, gdy lektor korzysta nie z jednej metody, a z wielu metod, które dopasowuje do potrzeb grupy. Są to na przykład metody komunikacyjne, metody bezpośrednie, metody kognitywne etc. stosowane naprzemiennie. Lepiej mieć pęk kluczy, gdzie któryś z nich otworzy furtkę do wiedzy, niż korzystać z jednego i mieć nadzieję, że będzie pasował.
Czy jest w firmie ksero?
Podczas spotkania ze szkołą warto zapytać o pomoce wykorzystywane na zajęciach. Czy są to materiały własne lektora, czy być może podręcznik? Obecnie szkoły z reguły nie fundują podręczników z przyczyn czysto ekonomicznych, ale mogą zaproponować wysokie rabaty na ich zakup. Książki mogą być nabyte przez Waszą firmę i pozostać w niej, a pracownicy mogą wypożyczać je na czas zajęć. Można przenieść też koszt zakupu na pracownika, co może działać motywująco, gdyż on sam dokonuje jednorazowej inwestycji w wiedzę. Grupy mogą oczywiście zdać się na autorskie materiały lektora, wtedy unika się jakichkolwiek kosztów.
Warto też dowiedzieć się, czy istnieje możliwość realizowania lekcji video online. Wtedy uczestnik może odbywać cały kurs lub część zajęć w formie lekcji video, a materiały dostarczane są poprzez panel do zajęć online lub elektronicznie. Jest to znakomite rozwiązanie przy zajęciach indywidulanych, kiedy, na przykład słuchacz wyjeżdża w delegację, nie może być fizycznie w firmie, ale też nie traci lekcji.
Dziennik Internetowy
No dobrze, więc jeśli już wszystko się udało i kursy rozpoczęły się, to skąd wiadomo, kto z firmy regularnie chodzi na zajęcia? Jakie są postępy uczestników? Jaka jest tematyka poszczególnych lekcji? Oczywiście z klasycznego dziennika. No dobrze, a jeśli firma ma kilka lub kilkanaście oddziałów w całej Polsce, to skąd koordynator szkoleń ma wiedzieć, co się dzieje w pozostałych oddziałach? Czekać na przesłanie skanów czy kser dzienników? Pocztą lub mailem? Oczywiście, że nie. Wystarczy, jeśli szkoła zapewnia dziennik internetowy. Jest to obecnie standard, nie luksus. Co daje taki dziennik? Ma on kilka pożytecznych funkcji. Przede wszystkim, umożliwia dostęp 24/7 do parametrów szkolenia, takich jak: oceny, frekwencja czy tematy zajęć. Jeśli więc przełożony jest zainteresowany wynikami, może je otrzymać w ciągu kilu chwil poprzez logowanie do systemu.
Warto sprawdzić, czy szkoła może też generować dotyczące powyższych parametrów raporty, które można zbierać i w ten sposób trzymać pieczę nad przebiegiem zajęć. Dodatkową zaletą dziennika jest jego element motywacyjny. Jak powszechnie wiadomo, pańskie oko konia tuczy, więc uczestnicy – wiedząc, że przełożeni monitorują ich postępy – mogą z większym zaangażowaniem korzystać z zajęć i dbać o swoje wysokie wyniki i frekwencje.
Raporty? Ale po co?
Dobrze wiemy, jak we współczesnym biznesie ważne jest raportowanie. Raportujemy nasze wyniki, przebieg projektów czy realizacje celów. To samo tyczy się szkoły językowej. Dobra szkoła powinna być w stanie przygotować dla klienta sprawozdania obejmujące wszystkie możliwe parametry szkolenia za dany okres. Mogą one dotyczyć: frekwencji poszczególnych grup, pojedynczych uczestników lub całej firmy, mogą też prezentować średnie oceny uczestników, oceny pracy lektorów, zadowolenie z zajęć przez kursantów etc. Stanowi to olbrzymią wygodę dla koordynatorów szkoleń w firmie, co daje im poczucie kontroli nad tym, co dzieje się na szkoleniach. W efekcie dostarczany jest bogaty materiał do analizy, czy pieniądze firmy są słusznie wydawane (w tym momencie Excel uśmiecha się pod nosem).
Prócz tego, ważne jest, w jaki sposób szkoła podsumowuje semestry nauki. Czy w ogóle to robi? Jakiej dokonuje analizy? W jakich obszarach? W jaki sposób to przedstawia? Czy uczestnicy dostają jasną informację na temat własnych postępów? Są to bardzo istotne pytania i warto je zadać zawczasu.
A co jeśli nie możecie być na zajęciach?
Wiadomo, że w środowisku pracy zdarza się tak, że nagle pojawiają się rzeczy uniemożliwiające nam udział w zajęciach. A to szef nas wezwie, a to asap za asapem, a to nie dowozimy projektu na czas, a deadline już za zakrętem. Co wtedy? Warto zadać szkole pytanie, jaka jest polityka odwoływania i odrabiania zajęć. Czy jeśli odwołacie zajęcia na 24 godziny przed dniem, w którym mają się one odbyć, firma musi za nie zapłacić? Z reguły tak właśnie jest. W przypadku klienta biznesowego, jest to trochę nie fair. Możecie dowiedzieć się na koniec dnia pracy o pilnym wjeździe lub spotkaniu, co uniemożliwi Wam udział w kolejnej lekcji, a lekcja już jutro. No i w tej sytuacji jesteście zmuszeni ją odwołać, a firma musi za tę lekcję zapłacić. W efekcie lekcja przepada (w takiej sytuacji Excel rzewnie płacze). Z drugiej strony, co w sytuacji, kiedy dwa, trzy, cztery dni wcześniej odwołujecie zajęcia? Ile macie czasu na ich odrobienie? Tydzień, dwa tygodnie? Są to ważne kwestie w kontekście charakterystyki środowiska pracowniczego. Zapytajcie, jaką szkoła ma w tym zakresie politykę.
No dobrze, wyobraźmy sobie, że zajęcia zostały odwołane i trzeba je odrobić, bo znów firma zapłaci za lekcje, których nie było (Excel wpadnie w rozpacz). Odrobić, ale kiedy? Jak, skoro wciąż nie macie czasu? Zapytajcie szkołę, jakie formy odrabiania zajęć są możliwe. Powinien podać Wam co najmniej cztery sposoby, jak lekcje można odpracować dopasowując się do Waszego trybu pracy. Wierzcie mi lub nie, ale jest to możliwe.
Halo? Czy mogę prosić o odpowiedź?
Żyjemy w dobie Internetu i w związku z tym można pracować zdalnie. Zdalnie można też świadczyć usługi szkoleniowe. Oczywiście lektor prowadzi zajęcia face to face w firmie, ale usługodawca, która kurs obsługuje, może być w innym województwie. Obecnie nie ma z tym najmniejszego problemu, dopóki komunikacja na linii szkoła – klient przebiega sprawnie. Dobrze jest zatem sprawdzić, czy szkoła szybko reaguje na Wasze maile z zapytaniami, telefony, czy nawet rozmowy na facebookowym messengerze. Najgorzej jest wtedy, kiedy macie mnóstwo pytań lub kwestii niecierpiących zwłoki a nie możecie uzyskać odpowiedzi, albo musicie na nią czekać przez długi czas.
Sprawdźcie, czy dostawca usług ma personel, który szybko reaguje na Wasze zapytania oraz czy jedna osoba jest odpowiedzialna za wszystko, czy być może funkcjonuje w firmie podział obowiązków i są pracownicy odpowiedzialni osobno za: rozliczenia, organizację zajęć, czy obsługę dziennika internetowego. Już w pierwszym kontakcie, jeśli na odpowiedź na Wasze zapytanie ofertowe czekacie ponad trzy dni i nikt nawet nie odpowiedział czegoś w stylu: „Dziękujemy za zapytanie. Odpowiemy na nie tak szybko, jak to tylko możliwe”, to może od razu lepiej dać sobie z taką współpracą.
Fakturka
Kiedy już kursy się rozpoczęły i wszystko przebiega pomyślnie, to przychodzi czas na pierwszą i kolejna i następną fakturę. Warto dopytać, jak wygląda taka faktura. Co się na niej znajduje? Czy w tytule jest napisane: lekcje angielskiego, a obok kwota do zapłaty, co raczej niewiele mówi. Czy być może jest ona bardziej szczegółowa? Z podziałem na poszczególne języki? Poszczególne grupy? Może kwoty trzeba rozbić na działy albo różne MPK? A może potrzebnych jest kilka faktur, ponieważ w jednej ośmioosobowej grupie są pracownicy z trzech różnych działów i trzeba koszt rozpisać na te działy właśnie? Więc dobrze jest zrobić rozeznanie czy szkoła jest w stanie temu sprostać, bo na pewno szczegółowa faktura ułatwi pracę księgowości oraz ułatwi sprawne rozliczenie szkoleń (Excel w tym momencie przebiera komórkami z radości).
Kto pyta nie błądzi
Jeśli już macie przekonanie co do dostawcy szkoleń i zdaje się, że spełnia on wasze oczekiwania toooo… sprawdźcie jeszcze referencje. Nie bazujcie też na ich pisemnej formie, która z reguły brzmi sztampowo i bardzo podobnie, a firmy mają nawet gotowe szablony do ich przygotowania. Szkoda czasu. Warto poprosić o trzy, cztery kontakty telefoniczne do obecnych klientów wybranej szkoły językowej, aby z nimi krótko porozmawiać i zadać kilka istotnych pytań o zagadnienia, które poruszyłem w tym artykule. Ne powinno z tym być najmniejszego problemu, no chyba, że ktoś ma coś do ukrycia…
Reasumując, jak to już zaznaczyłem na wstępie, wybór dostawcy szkoleń językowych dla firmy nie jest prostą sprawą, a konsekwencje dokonania złego wyboru w tym zakresie mogą przysporzyć więcej szkody niż pożytku. Dlatego warto poświęcić, przed podjęciem finalnej decyzji, więcej czasu i dokonać głębszej analizy oferty, niż tylko analiza ceny. Jak z doświadczenia wiemy, czasem chytry traci dwa razy, więc warto się nad tym głębiej zastanowić.
