Wyobraź sobie, że przychodzi do Ciebie pracownik z nowym pomysłem. Jest podekscytowany, ma plan działania i widać, że naprawdę mu zależy. A Ty, trochę z przyzwyczajenia, odpowiadasz:
Sounds good. Just send me every version before you share it with anyone.
W tym momencie dzieje się coś, czego nie widać na pierwszy rzut oka. Zamiast poczucia zaufania pojawia się subtelna nuta kontroli. Nie dlatego, że chcesz mikrozarządzać, ale dlatego, że w Twoich słowach brzmi potrzeba nadzoru i upewnienia się, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.
Mikrozarządzanie zaczyna się od słów
Większość liderów, którzy popadają w mikrozarządzanie, wcale tego nie planuje ani nie robi tego z braku zaufania. Najczęściej wynika to z dobrych intencji, z chęci zapewnienia jakości, uniknięcia błędów i utrzymania wysokiego poziomu. Niestety, sposób, w jaki mówimy do zespołu, może sprawić, że te dobre intencje zostaną odebrane jako brak wiary w kompetencje pracowników.
Typowe mikrozarządzające brzmią tak:
Z perspektywy lidera takie komunikaty mają pomagać w utrzymaniu porządku, ale z perspektywy zespołu oznaczają często: „Nie do końca Ci ufam”. Kiedy pracownicy słyszą to zbyt często, zaczynają się asekurować. Zamiast działać samodzielnie, pytają o zgodę, konsultują każdy szczegół i przestają podejmować decyzje na własną rękę. W efekcie zamiast współodpowiedzialności pojawia się bierność i poczucie, że „po co mam to robić, skoro ona zrobi to lepiej”.
Język delegowania – jak budować zaufanie w zespole?
Delegowanie nie oznacza całkowitego odpuszczenia kontroli i braku zainteresowania wynikami pracy zespołu. Chodzi raczej o zmianę tonu i sposobu komunikacji z kontrolującego na wspierający. Czasem wystarczy jedno inne słowo, aby zbudować poczucie zaufania i samodzielności.
Przykłady języka, który wspiera delegowanie:
Takie komunikaty pokazują, że lider wierzy w kompetencje swojego zespołu i daje mu przestrzeń do działania, zachowując gotowość do pomocy, jeśli będzie potrzebna. To nie brak kontroli, ale oznaka dojrzałego przywództwa.
Jak język zarządzania kształtuje kulturę organizacyjną
Sposób, w jaki lider mówi do zespołu, z czasem staje się częścią kultury organizacyjnej. Lider, który używa języka zaufania, wzmacnia samodzielność i odpowiedzialność. Ten, który nieświadomie kontroluje każdym zdaniem, buduje kulturę asekuracji, w której ludzie boją się podejmować decyzje.
Dlatego warto co jakiś czas zatrzymać się i zastanowić, jak brzmi nasz język w pracy. Czy dajemy ludziom przestrzeń do działania, czy nieświadomie ją ograniczamy? Czasem wystarczy drobna zmiana w sposobie mówienia, żeby zespół przeszedł z trybu „czekam na akcept” do trybu „robię i dowożę”.
A może używasz języka mikrozarządzania do swoich współpracowników? Zastanów się jak brzmią Twoje wypowiedzi, prośby i komunikaty w zespole. Lepiej uniknąć zbędnego mikrozarządzania!
10 zwrotów mikrozarządzania, których należy unikać
Te zwroty brzmią, jakby miały pomagać w utrzymaniu porządku, ale w praktyce osłabiają zaufanie i poczucie sprawczości zespołu.
Efekt: zespół przestaje podejmować decyzje samodzielnie, zaczyna czekać na akceptację i boi się popełnić błąd. Lider traci czas na drobiazgi i nieświadomie hamuje inicjatywę swoich ludzi.
10 zwrotów delegowania, które wzmacniają odpowiedzialność zespołu
Te zwroty wzmacniają odpowiedzialność, pokazują zaufanie i tworzą przestrzeń do podejmowania decyzji.
Efekt: zespół czuje się doceniony i odpowiedzialny. Lider zachowuje kontrolę nad kierunkiem działań, ale pozwala ludziom samodzielnie dojść do celu.
Rola HR w eliminowaniu mikrozarządzania
Z perspektywy HR warto pokazywać liderom, że język to nie tylko narzędzie komunikacji, ale również odbicie ich stylu zarządzania. Na warsztatach komunikacyjnych można analizować rzeczywiste przykłady (maile, rozmowy 1:1 czy spotkania statusowe) i wspólnie szukać alternatywnych sformułowań, które wzmacniają zaufanie zamiast kontroli.
W jednej z firm, w której pracowałam, menedżer po szkoleniu z delegowania zamiast mówić „Przyślij mi to do akceptu” zaczął używać zwrotu „Wyślij mi, jeśli uznasz, że przyda się druga para oczu”.
Jedno zdanie, a od razu odbierane jest inaczej, nie sądzisz?
Delegowanie nie oznacza braku kontroli!
Nie zrozum mnie źle. Czasami trzeba zarządzać bardziej szczegółowo. Są sytuacje, w których projekt jest wyjątkowo ważny, termin napięty, a margines błędu bardzo mały. Wtedy dodatkowa para oczu, dokładne sprawdzenie szczegółów czy częstsze spotkania kontrolne mają sens. To nie brak zaufania, lecz odpowiedzialność za wynik i troska o jakość pracy.
Najważniejsze jest, aby zespół rozumiał, dlaczego w danym momencie wprowadzasz więcej kontroli. Jeśli jasno komunikujesz, że chodzi o konkretną sytuację, a nie brak wiary w kompetencje ludzi, nikt nie odbierze tego negatywnie. Dlatego warto mieć przejrzyste procesy i zasady współpracy, które określają, kiedy potrzebna jest akceptacja lidera, a kiedy decyzje można podejmować samodzielnie. Dzięki temu kontrola staje się wsparciem, a nie ograniczeniem.
Delegowanie nie oznacza braku kontroli!
Spróbuj w swoich mailach lub rozmowach zamienić:
- “I need you to…” na “Could you take the lead on…”
- “Make sure to…” na “It would be great if you could…”
- “Keep me posted every step” na “Let’s touch base midweek.”
- “Send it to me before sharing” na “Let me know if you’d like me to take a look.”
To pozornie drobne zmiany, ale potrafią całkowicie zmienić sposób, w jaki ludzie odbierają Twoją komunikację. Lider, który mówi językiem zaufania, nie tylko wspiera swój zespół, ale też buduje środowisko, w którym ludzie naprawdę chcą działać.
