Organizacja i nadzór przebiegu szkoleń językowych firmie to proces, który może i powinien być wspierany przez wykorzystanie dostępnych na rynku darmowych aplikacji. Istnieje wiele narzędzi online, które mogą pomóc w organizacji kursów dla pracowników oraz realnie wesprzeć działania działu HR w tej kwestii.
Zalety korzystania z aplikacji dla HR
Korzystanie z aplikacji w organizacji szkoleń językowych dla pracowników firmy może przynieść wiele korzyści, takich jak:
- Dostępność – aplikacje do wideo czatów umożliwiają prowadzenie szkoleń online, co umożliwia uczestnictwo w nich z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co zwiększa ich dostępność.
- Indywidualizacja szkoleń – aplikacje mogą dostarczyć narzędzi do tworzenia dedykowanych programów szkoleniowych dopasowanych do indywidualnych potrzeb pracowników, co zwiększa efektywność nauki.
- Usprawnienie procesu organizacji szkoleń – dzięki aplikacjom można łatwiej zarządzać harmonogramem szkoleń, zapraszać uczestników, wysyłać powiadomienia i monitorować postępy szkoleniowe.
- Analiza postępów – aplikacje umożliwiają monitoring postępów uczestników szkoleń oraz zbieranie i analizowanie danych, co pozwala na ocenę efektywności szkoleń oraz weryfikację ich skuteczności.
- Redukcja kosztów – korzystanie z aplikacji umożliwia prowadzenie szkoleń w sposób bardziej efektywny, co przekłada się na zmniejszenie kosztów szkoleniowych.
Aplikacje dla HR, które pomogą w organizacji szkoleń językowych
Oto kilka przykładów aplikacji, które realnie mogą wesprzeć organizację szkoleń językowych dla pracowników, monitorować ich przebieg, a także wyciągać wnioski i dane do analizy, które posłużą do wyznaczania ścieżki dalszego rozwoju językowego pracowników:
- Trello – jest to aplikacja do zarządzania projektami, która umożliwia tworzenie kart i list do organizacji zadań, czyli także szkoleń. W tej aplikacji możesz w przejrzysty i wygodny sposób planować kolejne etapy wdrożenia szkolenia. Począwszy do darmowego testowania poziomu znajomości języków obcych, do podpisania umowy. Możesz wyznaczać osoby wewnątrz Twojej organizacji lub po stronie dostawcy usługi szkoleniowej i przydzielać im zdania. W związku z czym, możesz przydzielić zadania opiekunowi biznesowemu delegowanemu przez szkołę, który wesprze organizację oraz nadzór nad ich przebiegiem.
- Calendly – Jak wiadomo organizacja szkoleń w firmie to proces, który wymaga kilku spotkań, zanim zostaną dopięte wszelkie szczegóły i szkolenia rozpoczną się. Z pomocą przychodzi Calendly, czyli aplikacja do zarządzania spotkaniami, która umożliwia łatwe i sprawne umawianie spotkań. Aplikacja pozwala ustawić harmonogram dostępności, który inni mogą przeglądać i umawiać się na spotkania zgodnie z wolnymi terminami. Calendly umożliwia integrację z różnymi kalendarzami, takimi jak Google Calendar, Outlook czy iCloud, co pozwala na automatyczne synchronizowanie terminów spotkań i mocno wpływa na oszczędność czasu.
- Canva – to narzędzie online do projektowania graficznego, które pozwala na tworzenie wizualnie atrakcyjnych prezentacji, infografik, plakatów, banerów i innych materiałów graficznych. Canva oferuje szablony i motywy graficzne, co ułatwia proces projektowania. Szablony można wykorzystać do przygotowania szybkich i efektownych materiałów do promocji szkoleń wśród pracowników i zachęcenia do wzięcia w nich udziału. Zawsze można poprosić szkołę językową o jej logo i dodać do grafik. Narzędzie jest łatwe w obsłudze i dostępne online, dzięki czemu można z niego korzystać z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.
- Langlion – to dziennik internetowy, czyli aplikacja, która umożliwia na prowadzenie elektronicznego dziennika lekcyjnego. Dzięki niemu lektorzy mogą wprowadzać oceny, frekwencję, tematykę zajęć oraz inne informacje dotyczące postępów uczniów. Dziennik internetowy jest również dostępny dla koordynatorów szkoleń oraz uczestników zajęć, którzy mogą sprawdzać oceny, frekwencję i postępy w nauce w czasie rzeczywistym. Dzięki temu dział HR może na bieżąco śledzić postępy swoich pracowników i je analizować. Tutaj mały haczyk. Jest to aplikacja płatna, jednakże jest to koszt, który ponosi dostawca szkoleń. W związku z czym dla klienta jest ona darmowa lub wliczona w cenę.
- Microsoft Teams – to narzędzie służące do prowadzenia czatów wideo. Umożliwia prowadzenie spotkań online, połączeń głosowych oraz wideo dla pojedynczych osób i grup. Może być wykorzystane podczas spotkań roboczych w trakcie organizacji szkoleń, a także do prowadzenia zajęć przez lektorów. Podczas wideo rozmów można płynnie udostępniać pliki graficzne lub tekstowe, co przyczynia się do szybszej i bardziej efektywnej komunikacji, a także wspiera proces nauczania. Aplikacja oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych i autoryzacja użytkowników, co zapewnia ochronę prywatności i bezpieczeństwo danych.
- Slack – jest to aplikacja do komunikacji i współpracy, która umożliwia tworzenie kanałów tematycznych i udostępnianie plików, co może być pomocne w organizacji szkoleń. Slack jest łatwy w obsłudze i intuicyjny, co pozwala na szybkie wdrożenie narzędzia w zespole i jego skuteczne wykorzystanie. Umożliwia szybką wymianę informacji w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji i realizację projektów. Dzięki Slackowi może pozostać ze szkołą językową w stałym kontakcie i komunikować się w czytelny i przejrzysty sposób korzystając z osobnych kanałów. Przykładowe kanały, które możesz stworzyć to: organizacja/lektorzy/płatności/harmonogram etc. Dzięki temu informacje będą posegregowane i unikniesz szumów komunikacyjnych w kontakcie ze szkołą.
- Google Forms – darmowa platforma do tworzenia ankiet, która może pomóc Ci w zbieraniu opinii od pracowników w trakcie i po szkoleniach. Możesz w prosty sposób tworzyć ankiety i łatwo zbierać odpowiedzi. Google Forms jest dostępny z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, co pozwala na przeprowadzenie ankiet i badań online w każdym miejscu i czasie. Aplikacja oferuje gotowe szablony ankiet, które można łatwo dostosować do swoich potrzeb. Google Forma generuje szczegółowe raporty, które zawierają informacje o wynikach ankiet, w tym dane liczbowe, wykresy i podsumowania, które mogą być przydatne w badaniu poziomu zadowolenia pracowników z ich udziału w szkoleniach.
- Microsoft To Do – aplikacja ta służy do tworzenia list zadań, których na wstępny etapie organizacji szkoleń jest dość sporo. Aplikacja jest łatwa w obsłudze i posiada intuicyjny interfejs użytkownika, który umożliwia łatwe dodawanie i zarządzanie zadaniami. Możesz ustawić przypomnienia i powiadomienia dotyczące terminów wykonania zadań, dzięki czemu nigdy ich nie przegapisz. Co ważne, możesz też przydzielać zadania innym osobom zaangażowanym w organizację szkoleń i określać terminy realizacji.
Zawsze w procesie organizowania szkoleń językowych warto wspierać się nowymi technologiami, które czynią pracę bardziej poukładaną, zorganizowaną, przejrzystą i efektywną.
