Jeżeli kiedykolwiek mierzyłeś się wyborem dostawcy szkoleń językowych dla swojej firmy, wiesz jak bardzo złożony jest to proces. Aby uniknąć rozczarowania i frustracji warto już na etapie rozmów doprecyzować jak najwięcej szczegółów. Jednym z ważnych, aczkolwiek często pomijanych w początkowej fazie tematów jest kwestia rozliczenia kursów językowych. Często nie mamy świadomości jak wiele czynników wpływa na ostateczny kształt rozliczenia szkolenia. Nie wiemy też jak wiele czasu i pracy może nam zaoszczędzić poczynienie ustaleń jeszcze przed podpisaniem umowy. Nie wierzymy, że firma szkoleniowa chce nie tylko sprzedać nam swoje usługi, ale też pomóc w codziennych obowiązkach. Często nie zauważamy też uzasadnienia nieco wyższych cen jednostkowych u dostawców, którzy oferują bardziej szczegółowe i dopasowane do naszych potrzeb rozliczenia i raporty. Czy jest to słuszne podejście?
Rozliczenia kursów językowych – świadomość potrzeb kluczem do sukcesu
Dostawca może być realnym wsparciem działów HR w procesach wewnętrznych, bezpośrednio i pośrednio związanych z rozliczeniami usług szkoleniowych. Aby tak się stało niezbędne jest właściwe określenie potrzeb. Jeżeli doradca jest zainteresowany regulaminem szkoleń, zadaje Ci szczegółowe pytania o finansowanie zajęć, podział kosztów wewnątrz firmy czy też zasady współpłatności za kurs – to bardzo dobry znak! Najpewniej potrzebuje tych informacji do przygotowania najlepszej oferty, uwzględniającej dostarczanie miesięcznych zestawień finansowych. Te miesięczne podsumowania mogą być Ci potrzebne do rozliczania wydatków wewnątrz firmy, dedykowania płatności za kurs z wynagrodzenia pracowników czy też określania w jakim zakresie powinni oni partycypować w kosztach szkolenia.
Na tym etapie warto też określić jakie czynności chcesz wykonywać sam, a które wolisz scedować na swojego dostawcę. Czasami bardziej opłacalnym będzie wybranie droższego doradcy, który przygotuje większość rozliczeń za Ciebie. Czasem już mniej szczegółowe raporty mogą umożliwić Ci szybkie wyciągnięcie danych i przygotowanie zestawień we własnym zakresie. Niekiedy możesz nie potrzebować dokładnych podsumowań i wystarczająca będzie faktura wraz z prostą specyfikacją. Wszystko zależy od sytuacji w Twojej organizacji. Ważne by firma szkoleniowa była gotowa na rozmowę i by oferowała pewną elastyczność w tym temacie.
Potrzeby zmieniają się w czasie
Nawet jeżeli na tę chwilę Twoja organizacja nie ma zapotrzebowania na szczegółowe rozliczenia kursów językowych w firmie, zastanów się jak sytuacja może wyglądać w przyszłości. Z doświadczenia wiem, że potrzeby klientów zmieniają się w czasie. Wśród firm, które współpracują z nami co najmniej 5 lat aż 80% zmieniło w formę rozliczeń na bardziej szczegółową. Często wiązało się to ze zmianą struktury i wielkości. Warto już na etapie wyboru pomyśleć o takim scenariuszu i zdecydować się na firmę z potencjałem na obsługiwanie bardziej złożonych projektów lub być gotowym na zmianę dostawcy w przyszłości.
Wyzwania rozliczeniowe działów HR
Jeżeli już wiesz, że potrzebujesz wsparcia w procesach związanych z rozliczaniem zakontraktowanych usług to zapewne jesteś zainteresowany jak bardzo możesz polegać w tym temacie na firmie szkoleniowej. Postaram się przybliżyć najczęstsze wyzwania z jakimi zgłaszali się do nas pracownicy działów HR. Może odnajdziesz wśród nich temat, który dotyczy Twojej organizacji i będziemy mogli wesprzeć również Ciebie – poradą lub konkretnym działaniem.
Brak szczegółowej informacji o realizacji szkolenia
Rozliczenie kursu ogranicza się do przesłania faktury z jedną kwotą do zapłaty. Brakuje specyfikacji, która przedstawiałaby realizację szkolenia przez poszczególnych pracowników czy grupy językowe. Dział HR ma nie lada wyzwanie w momencie kiedy przełożony jest zainteresowany jak pracownicy korzystają z opłacanego benefitu, ile odbyli/odwołali lekcji etc. Nie ma pewności jak dostawca weryfikuje realizację usługi i jak długo potrwa pozyskanie historycznych danych.
RADA: Nawet jeżeli nie potrzebujesz szczegółowych rozliczeń, to zadbaj o to, aby wraz z fakturą firma szkoleniowa przesyłała chociaż prostą specyfikację uwzględniającą zajęcia zrealizowane/odwołane w podziale na grupy szkoleniowe. Dobrze też jeżeli masz dostęp do dziennika internetowego, gdzie możesz na bieżąco monitorować realizację usługi.
Chaotyczne, niespójnie i nieczytelne rozliczenia kursów językowych
Oprócz faktury firma szkoleniowa przesyła specyfikację, jednak trudno jest ją odczytać. Informacje są chaotyczne, niejasne i niespójne. HRowcy nie są w stanie odpowiadać na pojawiające się wewnątrz firmy pytania rozliczeniowe bo nie rozumieją przesyłanych raportów i mają wątpliwości co do danych w nich zawartych.
RADA: Specyfikacja do faktury musi być dla Ciebie wiarygodna i zrozumiała. Jeżeli dostawca nie omówi jej z Tobą podczas pierwszego rozliczenia kursów językowych – wywołaj ten temat. Doradca powinien rozwiać Twoje wątpliwości, odpowiedzieć na wszystkie pytania i wyjaśnić niespójności. Warto też upewnić się w jaki sposób weryfikuje, czy usługa rzeczywiście została wykonana. Jeżeli coś zostało omyłkowo rozliczone, to zwróć na to uwagę i oczekuj propozycji zbalansowania niesłusznie naliczonego kosztu.
Wiele faktur od kilku dostawców
Firma korzysta z usług wielu dostawców, co wiąże się z otrzymywaniem różnych faktur i specyfikacji. Wprowadza to bałagan; utrudnia zestawianie i porównywanie danych. Uczestnicy są zadowoleni ze swoich lektorów i to jest główny powód dla którego nie zrezygnowano z żadnej współpracy.
RADA: Zorientuj się, czy najlepszy z dostawców ma potencjał na obsługę Twojego zapotrzebowania w całości. Firmy szkoleniowe często współpracują z tymi samymi lektorami, może się zdarzyć że nie będzie konieczności zmiany lektorów w istniejących grupach. Jeżeli w którejś grupie lektor zostanie zmieniony dowiedz się, czy firma bada zadowolenie uczestników, żebyś nie był obarczony tym problemem. Jeżeli korzystasz również z usług lektorów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą zorientuj się, czy któraś z firm nie może zatrudnić tych osób. Dzięki temu zunifikujesz chociaż część przesyłanych dokumentów.
Pracownicy sami „organizują” sobie szkolenie językowe i tylko dostarczają faktury do działu personalnego
Firma współfinansuje pracownikom naukę języków obcych, ale to każdy pracownik jest odpowiedzialny za znalezienie sobie dostawcy i dostarczenie faktury do działu HR w celu rozliczenia kosztów. Jest to dodatkowa praca dla działu personalnego.
RADA: Znajdź dostawcę, który nie tylko zapewni szkolenia pracownikom ale też przygotuje dla Ciebie szczegółowy podział kosztów (pracodawca vs uczestnik szkolenia). Dobrze jeżeli płatności będą okresowe a cały projekt rozpocznie się od audytu potrzeb.
Partycypacja pracowników w kosztach szkolenia
Kursanci w różnym zakresie (uzależnionym od frekwencji, wyników, innych czynników określonych w regulaminie) partycypują w kosztach szkolenia. Dział HR musi każdorazowo pozyskiwać odpowiednie dane i obliczać koszt przypadający na każdego kursanta.
RADA: Poproś dostawcę aby zapoznał się z regulaminem szkoleń i zaproponował na jakich zasadach i w jakim zakresie może wesprzeć Twoją organizację w wyliczaniu współpłatności uczestników szkoleń.
Konieczność samodzielnego rozdzielania kosztów w firmie
W każdej z grup szkoleniowych są pracownicy z różnych spółek/biznesów/działów. Dostawca wystawia fakturę z prostą specyfikacją uwzględniającą podział na grupy, ale to dział HR musi rozdzielać koszty wewnątrz firmy.
RADA: Porozmawiaj z dostawcą o osobnych rozliczeniach dla poszczególnych spółek/biznesów/działów. Jeżeli nie zgodzi się na wystawianie osobnych faktur to wynegocjuj przygotowanie miesięcznych zestawień z podziałem kosztów.
Podsumowując – firmy szkoleniowe są w stanie w znacznym zakresie wesprzeć klientów w procesach związanych z rozliczeniami. Jeżeli napotykasz w swojej codziennej pracy wyzwania, o którym opowiedziałam w tym tekście warto poruszyć ich temat z dostawcą szkoleń językowych. Na pewno możliwe jest znalezienie sposobu aby przesyłane podsumowania i zestawienia ułatwiały Ci raportowanie kosztów wewnątrz organizacji.
Jeżeli chcesz abyśmy to my dobrali i wdrożyli najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy, zapraszamy Cię do kontaktu.
