Onboarding pracowniczy, preboarding, reboarding w firmie

Każdy z nas miał styczność z onboardingiem – niektórzy z poprawnym, inni z takim, który mało miał wspólnego z prawdziwym wdrożeniem. Osobiście, nigdy nie zapomnę mojej pierwszej styczności z „onboardingiem”.

Byłam jeszcze na studiach i szukałam pracy, dzięki której mogłabym zaliczyć praktyki studenckie (także wiecie, dużego doświadczenia w temacie nie miałam). Dostałam zaproszenie na tzw. „onboarding”. Teraz absolutnie nie nazwałabym tego w ten sposób, może jakimś wdrożeniem, ale to też nie oddaje tego, co miało miejsce.

Onboarding w tamtej firmie polegał jedynie na tym, że mieliśmy grupowe szkolenie (10 osób, godzina) i każdy z nas dostał sprzęt oraz dokumenty do podpisania. Jak w godzinę uwinęli się z 10 osobami, nie mam pojęcia! Ale tak, to nazwali onboardingiem. Na drugi dzień idź i pracuj…

No nie. Teraz, po studiach HRowych już wiem, że to absolutnie nie mogło się tak nazywać! Onboarding to nie tylko podpisanie dokumentów i odebranie laptopa! Onboarding to wszystkie działania, których celem jest zapoznanie nowego pracownika nie tylko ze stanowiskiem, które obejmie, ale również z kulturą oraz funkcjonowaniem organizacji.

Dlatego też postanowiłyśmy, razem z Weroniką Szatan, która jest współautorką wpisu, skupić się na onboardingu. Jest to bardzo ważny temat, który wciąż przez wielu jest traktowany po macoszemu.

Onboarding jest elementem employer brandingu, zatem warto przemyśleć jak wygląda w Twojej firmie i jak prezentuje ją na rynku. Przyda się tutaj także odpowiednio skonstruowany plan wdrożenia nowego pracownika.

W tym artykule poznasz:

Czas czytania: ok. 14 minut

Różnica między pre-boardingiem, onboardingiem a reboardingiem
Przydatne zwroty!
Podsumowanie
O autorkach:

Różnica między pre-boardingiem, onboardingiem a reboardingiem

Zacznijmy od wyjaśnienia terminów „boardingowych”:

Pre-boarding – jest to etap pomiędzy przyjęciem oferty przez kandydata, a jego oficjalnym dołączeniem do firmy, obejmujący formalności, podpisywanie umów i zapoznanie się z podstawowymi informacjami o firmie.
Onboarding – jest to proces adaptacji nowego pracownika w organizacji, obejmujący pierwsze dni, tygodnie, a czasem miesiące pracy.
Reboarding – jest to ponowne wprowadzenie pracownika do organizacji, np. po długiej nieobecności (urlop macierzyński, przerwa zdrowotna) lub awansie na nowe stanowisko.

Pre-boarding

W jednym wielkim skrócie, pre-boarding (lub pre-onboarding) to okres pomiędzy przyjęciem oferty przez kandydata, a jego pierwszym dniem pracy. Czasami trwa tydzień, dwa, miesiąc, bądź więcej (w niektórych przypadkach nawet kilka miesięcy!). Bardzo ważne jest to, żeby przyszły pracownik czuł się w tym okresie „zaopiekowany”. Ekscytacja miesza się z niepewnością – „Czy aby na pewno sprawdzę się na nowym stanowisku?”, pojawia się stres, albo nawet wątpliwość. Chyba każdy rekruter doświadczył sytuacji, że kandydat na tym etapie ostatecznie zmienia zdanie i wycofuje się z dołączenia do nowej firmy. Dlatego wykorzystaj ten czas! Zamień niepewność w pewność, a stres w pozytywne doświadczenie. Odpowiedz na pytania, utrzymaj kontakt z pracownikiem!

Pre-boarding jest momentem na przygotowanie pracownika do pierwszego dnia w pracy, zatem to czas na:

przygotowanie dokumentów i wszystkich formalności
przygotowanie miejsca pracy, np. biurka, zestawu powitalnego, laptopa, myszki – tzw. Welcome pack, czyli prezentu powitalnego dla nowej osoby, np. w postaci gadżetów firmowych, własnego kubka, bluzy czy notesu
zebranie informacji na temat zakresu obowiązków nowego pracownika (stawiane przed nim cele, zadania, itd.)
zaplanowanie pierwszego dnia pracy
poinformowanie innych pracowników (w szczególności zespołu, do którego trafi nowa osoba) o dołączeniu nowej osoby
zaproszenie pracownika, żeby zwiedził biuro (szczególnie w korporacjach)
zapoznanie nowego pracownika z nieformalnymi rytuałami (np. wspólne lunche, integracje, dress code czy środy z pizzą)
przesłanie nowemu pracownikowi informacji o tym, jak będzie wyglądać pierwszy dzień pracy (najlepiej w formie agendy) oraz na kogo ma się powołać, przychodząc do biura

Najważniejsze to utrzymywać kontakt i pokazywać, że pamiętamy o tej osobie i czekamy na nią! 😊

Kwestie formalne i dokumentacja

Bez tego oczywiście się nie obejdzie! Poniżej znajdziesz najważniejsze pojęcia, natomiast jeśli chcesz poznać więcej, zerknij na wpis ➡️ o aspektach prawnych w HR, gdzie znajdziesz rodzaje umów i ich nazwy po angielsku, prawa i obowiązki, rodzaje urlopów czy też aspekty prawne pracy zdalnej.

Employment contract – umowa o pracę (może być fixed-term – na czas określony, permanent – na czas nieokreślony, part-time – w niepełnym wymiarze godzin, itp.).
Privacy policy – polityka prywatności regulująca przetwarzanie danych osobowych.
Notice period – okres wypowiedzenia. Warto znać też pojęcie garden leave, czyli sytuację, w której pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.
Work certificate – świadectwo pracy.
Benefits enrollment – proces zapisu na benefity (np. ubezpieczenie zdrowotne, program emerytalny).
Accesses and credentials – koniecznie zadbaj o to, żeby nowy pracownik od początku miał dostęp do wszystkich ważnych systemów, z których będzie korzystać (np. komunikator firmowy, system do zarządzania pracą, platforma do zgłaszania wniosków HR-owych, itd.).

Onboarding

Onboarding zaczyna się po pre-boardingu, z pierwszym dniem w pracy. To czas na wdrożenie pracownika do pracy w organizacji. Dobre wdrożenie to nie tylko candidate experience czy employer branding, ale też przepis na niską rotację i dobrze rokującą współpracę. Nie ma jednej uniwersalnej ścieżki onboardingowej, która pasowałaby do różnych stanowisk i pracowników, proces onboardingowy powinien być odpowiednio dostosowany do konkretnej sytuacji.

Onboarding pracownika to nie tylko pierwszy dzień pracy, ale także cały proces adaptacji do nowego stanowiska. Należy przemyśleć (już na etapie pre-boardingu) poszczególne etapy tego procesu, warto przygotować plan wdrożeniowy – induction plan.

Orientation – spotkanie, mające na celu ogólne zapoznanie z firmą, jej wartościami, strukturą i podstawowymi zasadami. Zawiera office tour (zwiedzanie biura) i prezentację zespołu. Zwyczajowo odbywa się pierwszego dnia pracy nowej osoby.
Induction – bardziej szczegółowy proces wdrożenia, obejmujący szkolenia, regulaminy, procedury. W krajach anglosaskich mówi się też o onboarding checklist, czyli liście rzeczy, które trzeba załatwić na starcie.
Job shadowing – metoda nauki polegająca na obserwowaniu pracy doświadczonego pracownika, aby lepiej zrozumieć jego obowiązki i specyfikę stanowiska. Stosuje się ją w celu wdrażania nowych pracowników, planowania kariery lub poznania innej roli w organizacji.

Kroki onboardingu

1. Welcome Day – pierwszy dzień

Nie zapomnij o przywitaniu pracownika! To ważne, żeby od pierwszych chwil w nowej pracy czuł się mile widziany i zaopiekowany. Dobrze byłoby, gdyby w pierwszym momencie zobaczył znajomą twarz, np. osobę, która przeprowadzała z nim rozmowę rekrutacyjną.
Wyznacz osobę kontaktową ds. onboardingu, tzw. buddy’ego lub bezpośredniego przełożonego. Upewnij się, że będzie tego dnia w biurze.
Jeśli onboarding odbywa się w biurze, ważne jest oprowadzenie po miejscu pracy. Pokaż nowemu pracownikowi kluczowe obszary: toalety, kuchnię, pokoje socjalne (chill room) oraz miejsce, w którym może przechowywać rzeczy osobiste.
Zapoznaj nowego pracownika z zespołem i wyjaśnij kto pełni jaką rolę.

Buddy – opiekun pomagający nowemu pracownikowi odnaleźć się w firmie. W niektórych firmach nazywa się go onboarding champion lub peer mentor.

2. Training & development – szkolenia i rozwój

Zaplanuj sesje szkoleniowe, które obejmują zarówno hard skills, jak i soft skills.

Szkolenie z zakresu hard skills obejmuje systemy firmowe (systems), procedury (procedures) i wiedzę o produktach/usługach (product knowledge).

Szkolenie z zakresu soft skills może obejmować komunikację (communication skills), zarządzanie czasem (time management) i rozwiązywanie konfliktów (conflict resolution).
Jeśli nie było tego podczas pre-onboardingu, udostępnij Welcome Book lub podręcznik onboardingu. Powinien on zawierać misję, wizję, wartości firmy, strukturę organizacyjną i kluczowe zasady.
Przedstaw cele, strukturę i wartości firmy w angażujący sposób, np. za pomocą prezentacji multimedialnej.

Tutaj skupiamy się na adaptacji pracownika do kultury firmy. Dbamy też oczywiście o EVP i employer branding – sprawdź jakich rad udziela Paulina Mazur, specjalistka ds. Employer Brandingu ➡️ Employer Branding w rekrutacji – co to jest? Strategia EB HR w praktyce.

Company culture – kultura organizacji – opisz jakimi wartościami kieruje się organizacja (np. inclusion & diversity) oraz co powinien wiedzieć pracownik.
Mission – misja firmy – poinformuj pracownika jakie są wartości organizacji, jaka jest jej rola oraz cel.
Vision – wizja firmy – przekaż jak firma chce być postrzegana w przyszłości, jakie są jej aspiracje i kierunek działań.
Strategy – strategia firmy – zapoznaj pracownika z długofalowym planem organizacji.

3. Wskaźniki

Wyraźnie zakomunikuj obowiązki, cele i wskaźniki wydajności nowego pracownika. Jasne zrozumienie jego roli i sposobu pomiaru jego wyników jest kluczowe.

KPI (key performance indicator) – wskaźnik efektywności – poinformuj pracownika, jakie wskaźniki są istotne na jego stanowisku.

4. Integracja zespołu

Ułatw integrację zespołu poprzez przedstawienie się i wydarzenia towarzyskie, takie jak przerwy na kawę lub lunche.

5. Informacje zwrotne

Poproś pracownika o opinię na temat jego doświadczeń związanych z onboardingiem (onboarding experience) oraz na temat rekrutacji (candidate experience) – to pomoże Ci w zmierzeniu wskaźnika CSS (candidates satisfaction score)

Użyj ankiet (surveys), aby ocenić zrozumienie istotnych informacji przez nowo zatrudnioną osobę. Rozważ użycie evaluation survey.

Narzędzia onboardingu

Podczas procesu onboardingowego przydadzą Ci się narzędzia takie jak:

checklisty onboardingowe – onboarding checklists
systemy HR – HR systems
podręcznik wdrożeniowy – welcome Book
materiały multimedialne – multimedia
ankiety – surveys
pakiety powitalne – welcome Packs
ATS – Applicant Tracking Systems
LMS – Learning Management System – system zarządzania nauczaniem, służący do organizacji szkoleń
Platforma do grywalizacji – gamification platform – platforma motywująca nowego pracownika do nauki i integracji
Narzędzia do komunikacji – communication platforms – platformy online, np. MS Teams

Onboarding stacjonarny a zdalny

Onboarding powinien odbywać się zawsze, nie ważne czy jest on na stanowisko stacjonarne czy też zdalne. Cel wdrożenia jest ten sam; adaptacja nowego pracownika do miejsca pracy. Pamiętaj, żeby nie omijać kluczowych elementów tego procesu. Jak go przeprowadzić? Oczywiście za pomocą platform online, np. Zoom, Teams, Google Meet. Integracja z zespołem również może mieć przecież miejsce online!

Wskaźniki onboardingowe

Turnover rate – wskaźnik rotacji nowych pracowników.
Hiring manager satisfaction – poziom satysfakcji menedżera z rekrutacji i onboardingu.
Time to productivity – czas potrzebny do osiągnięcia pełnej produktywności.
Engagement and satisfaction survey – badanie zadowolenia i zaangażowania nowo zatrudnionych pracowników.

Role w onboardingu

Manager – nadzoruje proces onboardingu i zapewnia wsparcie.
Teammates/colleagues – współpracownicy, którzy pomagają w adaptacji.
Buddy – mentor/opiekun nowego pracownika.
Mentor – osoba zapewniająca długofalowe wsparcie w rozwoju zawodowym

Re-boarding

Re-boarding (lub re-onboarding) jest stosunkowo nowym pojęciem, szczególnie w Polsce. Już sam przedrostek „re-” w j. angielskim wskazuje nam, że mamy do czynienia z czymś ponownie wprowadzanym. Zatem o co chodzi?

Przyjmijmy, że mamy Panią Krysię. Pani Krysia przebywała przez ostatnie 2 lata na macierzyńskim i właśnie wraca do pracy. Jak wszyscy wiemy, 2 lata to sporo czasu, szczególnie w organizacjach. Warto zatem przeprowadzić naszej Pani Krysi taki ponowny onboarding – jak wygląda struktura firmy, czy coś się zmieniło, jakie są role i obowiązki na jej stanowisku, czy też ponownie przedstawić ją zespołowi. Przeprowadzamy pracownicę przez wszystkie etapy onboardingu, nawet jeśli wiele się nie zmieniło, to warto przypomnieć jak funkcjonuje organizacja.

Reboarding może być także przeprowadzany w sytuacjach, gdy pracownik powraca do pracy w Twojej organizacji (po świadczeniu stosunku pracy gdzie indziej) bądź też jest relokowany na inne stanowisko, albo z pracy zdalnej przechodzi na stacjonarną.

Pomocna jest platforma onboardingowa, jednak warto i tak wprowadzić buddy’ego, który odpowie na wszystkie wątpliwości czy pytania pracownika. Dobry sposobem będzie też wprowadzenie spotkań z zespołem, podczas których pracownik będzie stopniowo wprowadzany do pracy. Absolutnie nie może to wyglądać – „Masz laptopa, słuchawki, jutro masz spotkanie z klientem X”. Taki pracownik może bardzo łatwo zostać zdemotywowany do pracy. Zadbajmy o powracającego pracownika tak samo jak o tego nowego, co zdecydowanie wpłynie pozytywnie na employer branding i wizerunek pracodawcy.

Przydatne zwroty!

Powitanie

Welcome aboard! – Witamy na pokładzie!
We’re excited to have you on the team. – Cieszymy się, że dołączasz do zespołu.
It’s great to meet you! I hope you’ll feel at home here. – Miło Cię poznać! Mam nadzieję, że poczujesz się tutaj jak w domu.
If you have any questions, don’t hesitate to ask. – Jeśli masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się pytać.
Let me introduce you to the team. – Pozwól, że przedstawię Ci zespół.

Przedstawianie zespołu i struktury firmy

This is [name], our [job title]. You’ll be working closely together. – To jest [imię], nasz [stanowisko]. Będziecie ściśle współpracować.
Our department is responsible for [main responsibilities]. – Nasz dział jest odpowiedzialny za [główne obowiązki].
You’ll be reporting to [Line manager’s name]. – Będziesz raportować do [imię przełożonego].
We have an open-door policy, so feel free to reach out anytime. – Mamy politykę otwartych drzwi, więc śmiało pytaj, kiedy tylko potrzebujesz.

Organizacja pracy i narzędzia

Here’s your workstation. Let me know if you need any adjustments. – Oto Twoje stanowisko pracy. Daj mi znać, jeśli potrzebujesz jakichkolwiek zmian.
We use [tool/software] for communication and collaboration. – Używamy [narzędzie/program] do komunikacji i współpracy.
You’ll find all important documents in our shared drive. – Wszystkie ważne dokumenty znajdziesz na naszym dysku współdzielonym.
Your login credentials have been set up. Let me know if you have trouble accessing anything. – Twoje dane logowania zostały skonfigurowane. Daj mi znać, jeśli będziesz mieć problem z dostępem.

Pierwsze zadania i oczekiwania

We understand that there’s a lot to take in, so take your time. – Wiemy, że jest dużo do przyswojenia, więc nie spiesz się.
Your first few days will be focused on onboarding and training. – Pierwsze dni spędzisz na wdrożeniu i szkoleniach.
Let’s go over your initial tasks and goals. – Omówmy Twoje pierwsze zadania i cele.
You’ll be shadowing [name] today to get a better sense of how we work. – Dziś będziesz obserwować pracę [imię], aby lepiej poznać nasze procesy.
We have a team meeting every [day of the week]. It’s a great way to stay aligned. – Mamy spotkanie zespołu w każdy [dzień tygodnia]. To świetny sposób, by być na bieżąco.

Zachęcanie do pytań i integracji

Please don’t hesitate to reach out if anything is unclear. – Proszę, nie wahaj się pytać, jeśli coś jest niejasne.
We encourage open communication and teamwork. – Zachęcamy do otwartej komunikacji i pracy zespołowej.
Feel free to join us for lunch; it’s a great way to get to know everyone. – Śmiało dołącz do nas na lunch, to świetna okazja, by poznać zespół.
We also have a Teams channel for casual chats and updates. – Mamy też kanał na Teams do luźnych rozmów i aktualizacji.

Podsumowanie

Onboarding jest niezmiernie istotnym procesem przy adaptacji nowego pracownika do stanowiska pracy. Skupiamy się tutaj na tzw. onboardingowym 4C Bauer, który wskazuje nam 4 główne obszary, które muszą być zaopiekowane podczas procesu wdrażania pracownika.

1

formalności i kwestie prawne (compliance) – zapewnienie zgodności z przepisami oraz dopełnienie niezbędnych procedur.
2

jasny przekaz (clarification) – precyzyjne określenie roli, obowiązków i oczekiwań wobec nowego pracownika.
3

relacje (connections) – integracja z zespołem, budowanie więzi i wspieranie współpracy.
4

kultura (culture) – wprowadzenie do wartości, norm i niepisanych zasad organizacyjnych.

Podsumowując, skuteczny onboarding powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb pracownika, ponieważ spersonalizowane podejście jest znacznie bardziej efektywne niż ogólne programy wdrożeniowe. Inwestując czas i uwagę w te cztery kluczowe elementy, organizacja zwiększa zaangażowanie, satysfakcję oraz efektywność nowo zatrudnionych pracowników.

Języki obce są codziennością w Twojej firmie?

Zorganizujmy razem szkolenia językowe:

Kursy z AI

Blended Learning

Nie masz przestrzeni na rozmowę?

Wyceń szkolenia bez rozmowy

Po 15 minutowej rozmowie, prześlemy pełną ofertę szkoleń językowych

O autorkach:

Weronika Szatan

Łączy kandydatów i pracodawców w branży IT. Posiada doświadczenie w pozyskiwaniu talentów, współpracy z hiring managerami, a także w zarządzaniu zespołem rekruterów i specjalistów technicznych. Specjalizuje się w projektowaniu i przeprowadzaniu procesów rekrutacyjnych.

Aleksandra Łaszczak

Absolwentka filologii angielskiej z tytułem magistra zarządzania międzynarodowego, uzupełnionym studiami podyplomowymi jako HR Business Partner. Od stycznia 2024 roku Opiekunka Biznesowa w TEACHERSteam, gdzie dba o komunikację z lektorami i wspiera rekrutację. Czytaj więcej

Onboarding pracowniczy w firmie międzynarodowej