Swoją wiedzę na temat problemów firm z efektywnością szkoleń językowych czerpiemy głównie z rozmów z działami HR klientów myślących o zmianie dostawcy biznesowych kursów językowych. Ponieważ już kilkanaście lat szkolimy B2B, nasze doświadczenie pozwala nam typować najczęściej pojawiające się zmagania z nieoczekiwanym przebiegiem szkoleń.
Jak HR-owcy definiują problemy z przebiegiem szkoleń językowych?
Poniżej kilka przykładów, które są znamienne dla branży kursów językowych dla firm.
- „Obecny dostawca nie posiada odpowiednich narzędzi. Praca nad rozumieniem języka mówionego sprowadza się ponoć do tego, że lektor sam odczytuje różne teksty.”
- „Nie obserwuję wyraźnych postępów w komunikacji u pracowników, którzy korzystają ze szkoleń już dłuższy czas. Brakuje mi spójnych raportów szkoleniowych, które w przejrzysty, czytelny sposób dawałyby mi pełny wgląd w realizację celów.”
- „Lektor nie reaguje na zgłaszane uwagi … szkoła niestety też. Ogólnie kontakt ze szkołą uważam za niewystarczający. Niczego nie można się doprosić. Czasem się zastanawiam czy te szkolenia w ogóle się odbywają…”
- „Kompetencje językowe są warunkiem awansów zawodowych w naszej firmie. Firma dofinansowuje naukę, ale pracownicy uczą się niejako we własnym zakresie. Często są uczestnikami przypadkowych, dużych (15 osób) grup językowych, a ja nie mam kontroli nad przebiegiem szkolenia od strony weryfikacji postępów, a nawet faktycznego uczestnictwa w szkoleniu.”
Ostatni przypadek, jest dowodem na to, że na etapie wyboru koncepcji, osoba organizująca szkolenie zupełnie nie przewidziała nieuniknionych problemów z brakiem wpływu na jego kształt. Bywa, że zarząd firmy finansuje część kosztu szkolenia językowego pracownika, ale wybór formy kursu zostawia do indywidualnej decyzji. Pracownik posiada pulę kwotową do wykorzystania i okresowo dostarcza do firmy jedynie faktury. W takim przypadku ciężko określić cel szkolenia oraz badać efektywność wydawanych na szkolenia środków. Przy 50 osobach, z których każda sama zadbała o swój rozwój językowy, nie uda się zgromadzić spójnych danych, które pozwoliłyby przygotować sensowny raport i zbadać realizację celu, o ile cel w ogóle został określony.
W większości przypadków jednak organizowane przez dział HR szkolenia językowe są szkoleniami zamkniętymi, co oczywiście ma największy sens. Skąd zatem biorą się problemy z komunikacją, dostępem do wiedzy na temat przebiegu kursu a w konsekwencji z efektywnością szkoleń?
Winny brak komunikacji ze szkołą językową
„przenosimy ciężar organizacji na nas”
„powiedz nam jak chcesz się uczyć”
„zrobimy to za Ciebie”
Na etapie wstępnych rozmów z potencjalnym dostawcą, chcemy słyszeć takie zapewnienia jak wyżej. Lubimy kompleksowe rozwiązania i podświadomie oczami wyobraźni widzimy, jak z naszych barków spada wspomniany już „ciężar organizacyjny”.
Niewątpliwie dobrze jest pracować z profesjonalistą, który wesprze Cię w każdym Twoim wyzwaniu organizacyjnym. Oczekiwanie jednak, że Pani ze szkoły językowej we wszystkim nas wyręczy nie jest dobrym pomysłem. Istnieje wiele kwestii związanych z organizacją i przebiegiem szkolenia, które trzeba będzie załatwić wspólnie.
Z drugiej strony, zapewnienia szkoły językowej często nie pokrywają się z rzeczywistością. Warto więc być świadomym tego, jakie tematy organizacyjne czekają nas w trakcie trwania kursu językowego. Natomiast na etapie rozmów wstępnych upewnić się, że dostawca wszystkie je rozumie, sygnalizuje i ma doświadczenie oraz narzędzia by się ze wszystkim mierzyć.
Dział HR – Szkoła Językowa. Komunikacja w trakcie kursu
Analizując przebieg szkolenia językowego u naszego typowego klienta, zauważamy wiele punktów styku na linii Dostawca Szkoleń a Dział Szkoleń lub HR. Pomijając etap rozmów wstępnych, negocjacji
i procesowania umowy, a także wdrożenia szkolenia, zebraliśmy i poniżej prezentujemy najczęściej pojawiające się momenty wymagające komunikacji w trakcie kursu. Oto one:
- zmiana terminów szkolenia,
- dodawanie i zamykanie grup językowych,
- zmiany częstotliwości spotkań,
- zmiany osób kontaktowych po stronie klienta,
- feedback dotyczący pracy lektorów,
- zapotrzebowanie na tłumaczenia, warsztaty, webinary,
- przygotowanie do ważnych prezentacji lub wystąpień,
- badanie kompetencji językowych nowych pracowników,
- odrabianie odwołanych lekcji,
- potrzeba dodatkowego raportu z przebiegu szkolenia lub finansów,
- ustalanie lokalizacji szkolenia lub rezerwacja sal.
Miesięczne rozliczenia, na ogół nie wymagają bieżącego kontaktu, ale tu także, mogą pojawić się zapytania związane z nietypowymi sytuacjami.
Jako ważne wydarzenie komunikacyjne zaliczymy też spotkanie z raportami szkoleniowymi, podczas których dostawca szkoleń przekazuje wszelkie dane dotyczące szkolenia.
Jak widać jest wiele sytuacji, w których kontakt z opiekunem biznesowym w szkole językowej jest nieodzowny. Najlepiej jeśli dostawca kursów językowych przewidział taką osobę po swojej stronie. Dobrze również jeśli jest to opiekun, który jest bardzo dobrze zorientowany i posiada odpowiednie narzędzia, bo tylko taki będzie faktycznym i sprawnym wsparciem.
Rada praktyczna: upewnij się, że poziom komunikacji z przedstawicielem szkoły językowej nie budzi Twoich wątpliwości. Jeśli dobrze się rozumiecie, szybciej i łatwiej rozwiążecie wiele sytuacji.
Dedykowany opiekun biznesowy to jedno. Nie mniej ważne są dobra organizacja pracy, oraz narzędzia, które ją ułatwiają, a czasem wręcz warunkują dobór i wdrożenie odpowiednich środków zaradczych.
Organizacja pracy ułatwia komunikację
By móc badać, czy nasze kursy odbywają się zgodnie z założeniami, naturalnie potrzebujemy posiadać założenia, plany i cele.
Każda firma, działająca procesowo, zaproponuje wspólne wypracowanie i wdrożenie regulaminu szkoleń językowych lub zasad realizacji kursu językowego w firmie. Posiadanie takiej mapy pomoże nie tylko uporządkować całość działań szkoleniowych, ale też pozwoli uświadomić wszystkim co będzie dla nas ważne, co jest naszym celem oraz w jakich kryteriach będziemy monitorować i oceniać całość działań szkoleniowych.
Rada praktyczna: nawet jeśli kursy językowe w firmie są jedynie dodatkowym benefitem, nie rezygnuj z posiadania regulaminu szkoleń. Inaczej tracisz argumenty w rozmowie z dostawcą, gdy coś rozumiecie inaczej.
Narzędzia do monitoringu szkoleń językowych
Z naszych badań wynika, że wciąż istnieje grupa szkół językowych, w których administracja pracuje jedynie na mailach a lektorzy raportują swoją pracę w formie dzienników fizycznych (papierowych). Trudno sobie wyobrazić pozyskanie jakiegokolwiek raportu w sensownym czasie. Na szczęście dziś nikomu nie trzeba już tłumaczyć, że nie da się skutecznie zarządzać wiedzą bez użycia odpowiednich narzędzi elektronicznych.
Niezbędne narzędzia do monitoringu i zarządzania szkoleniami to:
- Platforma do zarządzania szkoleniami – gdzie zebrane będą niezbędne dane uczestników, ich frekwencja, postępy w nauce, czy tematyka zajęć bądź realizacja programu. Dobra platforma da możliwość wygenerowania istotnych raportów w każdym czasie. Dobrze też, gdy platforma przewiduje możliwość nadawania uprawnień do wglądu w proces szkoleniowy koordynatorowi po stronie klienta. Na rynku istnieje kilka rozwiązań tego typu. Z najważniejszych można wymienić: Langlion, Kivo, EduSky czy ActiveNow.
- Platforma do zarządzania płatnościami – dobra platforma pozwoli na łatwe i szybkie generowanie szczegółowych rozliczeń szkoleń oraz faktur. W wyjątkowych sytuacjach da możliwość szybkiego dotarcia do danych historycznych i pozwoli sprawnie dokonać koniecznych korekt.
Dodatkowe narzędzia
W zależności od stopnia wyspecjalizowania szkoły językowej i poziomu oferowanych usług, możemy dodatkowo spotkać inne narzędzia, które nie tylko usprawnią zarządzanie szkoleniami i informacją ale też pozwolą na szybkie reagowanie w sytuacjach wymagających interwencji.
W TEACHERSteam takimi narzędziami są:
- System do badania satysfakcji z realizowanych szkoleń w czasie ich trwania. Ten system do zbierania i analizowania feedback u pozwala nam regularnie docierać do informacji odnośnie pracy naszych lektorów. Na bazie tej wiedzy nieustannie poprawiamy i optymalizujemy nasze szkolenia. W konsekwencji, systematycznie profilujemy naszych prowadzących, co pozwala nam lepiej dobierać trenerów do realizacji określonych celów szkoleniowych.
- Platforma E-Tutor, która nie tylko służy do realizacji szkoleń w ramach blended learningu, ale też daje możliwość monitorowania przebiegu szkolenia i generowania szczegółowych raportów aktywności uczestnika szkolenia. Poziom szczegółowości danych jakie można wyciągnąć z Platformy jest imponujący. Sprawdzimy między innymi: terminy logowań, czas spędzony na platformie, ilość zrealizowanych lekcji a nawet ilość słów dodanych do powtórek.
Warto też upewnić się czy ograniczeniem w potencjalnej współpracy nie będzie korzystanie z platformy do komunikacji ze szkołą i lektorami. Zdarza się, że szkoła językowa posługuje się jedynie np. Skype a powszechnie używanym narzędziem komunikacji w firmie jest Microsoft Teams lub Google Meet.
Rada praktyczna: zapytaj i sprawdź jakich narzędzi używać będzie Twój przyszły partner w realizacji szkoleń językowych. Jeśli nie używa żadnych z wyjątkiem Microsoft Office, zastanów się ile dodatkowej pracy będzie po Twojej stronie.
W branży szkoleń językowych B2B po 2020 roku zaszło kilka sporych zmian. Najbardziej charakterystyczną była zmiana formy prowadzenia kursów z fizycznej na zdalną (online). Wielu HR-owców wraz z brakiem kłopotu rezerwacji sal szkoleniowych straciło także bezpośredni wgląd w przebieg szkoleń. Ucięty został kontakt fizyczny z lektorem, ale też rozmowy ze współpracownikami przy kawie, które stanowiły często jedyne źródło wiedzy na temat przebiegu kursu i zadowolenia z pracy lektora.
Chyba najgorszym byłby taki scenariusz: uczymy się cały rok, a na koniec ankieta wypada tak słabo, że gorzej prezentują się tylko wyniki testu semestralnego uczestników. Zarząd prosi o zmianę dostawcy. Kurtyna.
Pamiętasz kilka przykładowych problemów z efektywnością szkoleń z początku artykułu? Zapewne większości z nich dałoby się uniknąć jeśli organizator tych szkoleń w firmie świadomiej dokonałby wyboru partnera biznesowego i dobrze określił kilka najważniejszych kwestii.
Jeśli problem jest znany Tobie, porozmawiaj ze swoją szkołą językową. Niewątpliwe jesteś w stanie wpłynąć na poprawę sytuacji.
Jeśli chcesz skonsultować się z nami, serdecznie Cię zapraszam.
